Programmes et documents

• Programmes et documents
• Ouverture d'un document
• - utiliser le programme par défaut
• - créer un raccourci sur le Bureau
• Enregistrement (sauvegarde) d'un document
• Nom du document
• Le dossier de sauvegarde
• Classer ses documents
• Rechercher un document

 

 

Programmes et documents :

On utilise un programme (application) pour créer ou ouvrir un document (fichier).
Exemple : l'application Word permet de créer ou d'ouvrir des documents .doc

 

Un programme permet d'ouvrir certains types (formats) de documents (voir).
Exemple : Word permet d'ouvrir des documents .doc, .rtf, .txt.
C'est l'extension en trois lettres (voir) qui permet de déterminer le type d'un document.

 

On enregistre les fichiers créés dans le dossier Mes documents
On pourra y créer des sous-dossiers pour classer les documents (voir).

 

Important :
Le document (fichier), est le plus important, car il est unique !
(le programme (application) pourra toujours être réinstallé en cas de problème).
Le document doit être enregistré sur un autre support (disquette par exemple) en copie de sauvegarde (voir).

 

Il est donc essentiel de savoir :
- créer ou ouvrir un document,
- enregistrer (sauvegarder) un document,
- faire des copies de sauvegarde (secours) d'un document..
Mais aussi :
- connaître le dossier dans lequel le document est enregistré (voir),
- connaître le format sous lequel le document est enregistré (voir).

 

Ouverture d'un document :

On peut ouvrir un document de différentes façons :

- par menu Démarrer, Mes documents récents (pour les documents ouverts récemment),
- par la barre de lancement rapide (voir),
- par un raccourci sur le Bureau (voir ci-dessous),
- en ouvrant le dossier Mes documents,
- etc.

 

Pour ouvrir un document, on a deux possibilités :

1 - Lancer le programme, et ouvrir le document à partir du menu Fichier, Ouvrir...

2 - Ouvrir le document directement :
- en double-cliquant sur son icône,
- en le sélectionnant dans le menu Démarrer, Mes documents récents* (ou Documents sous Windows 98) s'il y est.

 

(*) Mes documents récents :

C'est un dossier du menu Démarrer qui conserve les derniers documents utilisés.
Ces documents sont classés par ordre alphabétique.
Ce ne sont en fait que des raccourcis (voir).

 

Désactiver Mes documents récents :

On peut désactiver l'affichage des documents récents (préférable pour des raisons de confidentialité)

- cliquer avec le bouton droit sur Démarrer, - sélectionner "Propriétés" Dans Propriétés de la Barre des tâches et du menu Démarrer : - onglet Menu Démarrer, - sélectionner Personnaliser Dans Personnaliser le menu Démarrer : - onglet Avancé Dans Documents récents : - décocher "Afficher les documents ouverts récemment" ou : - cliquer sur Effacer la liste.

 

 

Programme par défaut :

Tentative d'explication pour les néophytes....
Voir aussi ma page : Programme par défaut

On peut ouvrir un fichier avec plusieurs programmes (voir ma page : Format d'un document)
Exemple :
un fichier texte simple (.txt) pourrra être ouvert avec Bloc-notes, Wordpad, Microsoft Word, OpenOffice Write, etc.
un fichier image pourra être ouvert avec Paint, Photoshop, etc.

Tout dépend des programmes qui sont installés sur l'ordinateur...
et du programme qui est définit "par défaut" pour le type de fichier que l'on veut ouvrir.

Le programme par défaut est celui qui se lance lorsqu'on double-clique sur un fichier pour l'ouvrir (texte, image, vidéo, etc.)
Exemple :
Si on double-clique sur un fichier texte et que Microsoft Word s'ouvre, on dit que Word est le programme par défaut pour ce type de fichier.

Le programme par défaut est normalement, le plus approprié pour ouvrir un type de fichier.
Cependant, ce n'est pas toujours vrai.
Lorsqu'on installe un autre programme, ce dernier peut se définir comme programme par défaut pour un type de fichier (voir ma page)

 

Exemple : lorsqu'on double-clique sur un fichier texte (.rtf), c'est le programme Word qui se lance :

On remarque que l'icône du fichier ressemble à celui du programme.

Ceci est valable pour tous types de documents :
L'icône d'un document correspond au programme défini "par défaut" pour ouvrir ce document.

 

Autre exemple : Lorsqu'on double-clique sur un fichier vidéo (.avi), c'est le programme Windows Media Player qui se lance :

 

 

Ouvrir un document avec un autre programme :

Même si un programme est défini par défaut pour ouvrir un type de document, on peut :
- ouvrir un document avec un autre programme similaire*.
ou :
- définir cet autre programme en tant que nouveau programme par défaut.

(*) Par programme similaire, on entend :
- autre traitement de texte pour un fichier texte,
- autre player vidéo pour un fichier vidéo,
- autre programme graphique pour un fichier image,
- etc.
Voir également ma page : Format d'un document

 

Exemple : on pourra ouvrir un fichier texte (.rtf) avec le programme WordPad (traitement de texte basique inclu dans Windows) :

 

 

Pour choisir le programme à utiliser pour ouvrir un fichier :

 

Pour choisir le programme à utiliser *par défaut* pour ouvrir un fichier :

 

 

créer un raccourci d'un document sur le Bureau :

Il est plus pratique d'ouvrir un document directement depuis le Bureau.
Pour cela, il faudra placer un raccourci du document sur le Bureau.
Le document original, devra rester à l'intérieur de Mes documents. Et c'est lui qu'il faudra sauvegarder sur un autre support pour conserver une copie de secours.

2 méthodes sont utilisables pour créer un raccourci d'un document :

 

 

Enregistrement (sauvegarde) d'un document :

Que ce soit sur un traitement de texte, un programme de dessin, ou toute autre application, l'essentiel est de conserver ses données. Une panne de courant est toujours possible... un plantage de l'ordinateur également.

Différence entre "Enregistrer" et "Enregistrer sous..." :

Noter la différence entre :
- Enregistrer (le document en cours)
- Enregistrer sous... (permet d'enregistrer le document en cours sous un autre nom, ou dans un autre dossier, pour faire une copie de sauvegarde par exemple.
Attention, dans ce cas-là, c'est le dernier document enregistré qui est actif. On pourra le fermer et réouvrir l'ancien document au besoin.)

Copies de sauvegarde :

Une seule sauvegarde d'un document ne suffit pas !
- Il faut faire (au moins) une copie de sauvegarde, et de préférence sur un autre support (disquette, autre disque dur, etc.)
- On peut aussi faire des copies multiples (ex : document, document1, document2) pour pouvoir revenir à une version précédente.

Nom du document :

Il est important de bien choisir le nom de ses documents.
Le nom doit être suffisamment évocateur pour l'identifier rapidement.
Le nom du fichier doit être utilisable en cas de tri par nom à l'intérieur d'un dossier.

Pour une meilleure compatibilité avec Windows, l'idéal serait de choisir des noms :
- de huits caractères au maximum,
- sans caractères accentués.

Les chiffres dans le nom des documents :
On peut ajouter des numéros au nom des documents. Mais il vaut mieux choisir 01, 02, 03, etc plutôt que 1, 2, 3, etc. Car, en cas de classement par nom, après le chiffre 9... l'ordre n'est plus respecté : après 1, viendra 10.

Les dates dans le nom des documents :
Le format américain est l'idéal : aammjj (année, mois, jour)
Encore faut-il l'utiliser exclusivement, et s'en rappeler !

Certains caractères sont inutilisables dans les noms de documents, car ils sont réservés à Windows. Un message d'erreur s'affichera dans ce cas.

Deux documents situés dans le même dossier ne peuvent pas avoir le même nom.

 

Le dossier de sauvegarde :

Sur Windows, les documents sont normalement enregistrés dans le dossier Mes documents.
Ce n'est pas une règle absolue. Works, par exemple, crée son propre dossier Documents. Il vaut mieux ne pas l'utiliser.

Le dossier Mes documents situé sur le Bureau doit donc recevoir tous les fichiers personnels.
- Ce sera plus pratique pour y accéder.
- Ce sera plus simple lorsqu'on voudra effectuer une sauvegarde de ses documents.

Dans Windows XP, le dossier Mes Documents n'est pas affiché "par défaut" sur le Bureau. On peut l'afficher de la manière suivante :

 

Classer ses documents :

On pourra, bien sûr, créer des sous-dossiers à l'intérieur de Mes documents pour classer ses documents.

Pour plusieurs utilisateurs, on pourra :
- créer un sous-dossier par personne,
- créer un raccourci de chaque sous-dossier sur le Bureau.

On pourra également :
- créer des sous-dossiers par thèmes (Gestion, Internet, Téléchargement (voir), etc.),
- placer un raccourci de ces dossiers sur le Bureau, dans le menu Démarrer (voir), dans la barre de lancement rapide, etc.

- créer un sous-dossier dans Mes documents :

 

Rechercher un document :

Si l'on ne retrouve pas son document, il faut faire une recherche sur le disque dur.
- menu Démarrer, Rechercher, Fichiers ou dossiers... (voir)